1. Circulair inkopen: waarom en wat?
Dit is stap 1 van het proces circulair inkopen. Het is belangrijk om te bepalen waarom je circulair wilt inkopen. Als je dat weet, is het tijd om een zogeheten werkdefinitie te bepalen voor je bedrijf. In die definitie wordt aangegeven wat het bedrijf onder circulair inkopen verstaat.
Het is bijvoorbeeld handig om enkele aspecten uit het huidige duurzaamheidsbeleid te nemen als uitgangspunt voor circulair inkopen. Een duidelijke werkdefinitie zorgt ervoor dat het makkelijker is om leveranciers te vinden die kunnen bijdragen aan het doel van de organisatie.
Daarna kan er een productgroep geselecteerd worden waarmee voor het eerst circulair inkopen gedaan kunnen worden. Deze selectie gaat op basis van interne en externe afwegingen om te komen tot een eerste circulaire inkooppilot.
Op intern vlak zijn projecten met een lager risicoprofiel en een zichtbare impact sterke pilotprojecten om te beginnen met circulair inkopen in uw organisatie. Op extern niveau is het goed om te weten dat een complex product vaak een weerspiegeling is van een complexe inkoopketen. Ook bij een lange levensduur van een product is het lastiger om circulaire contracten af te sluiten.
2. Interne organisatie
In deze stap worden de gevolgen van het circulair inkoopproces aangegeven. Dat laat namelijk zien dat er een brede interne oriëntatie nodig is om tot de meest gunstige circulaire resultaten te komen. Met een brede oriëntatie wordt bijvoorbeeld bepaling van de behoefte, het rekening houden met financiële consequenties, de gebruiksfase en het onderhoud van een product, het ketenmanagement en de planning van circulair inkopen bedoeld.
Om deze stap zo goed mogelijk te doorlopen, moet ook de interne organisatie tijdig betrokken worden bij het inkoopproces. Een goede samenwerking is belangrijk, want interne belangen moeten worden overbrugd en belanghebbenden geïnformeerd worden om succesvol te zijn.
3. Behoefte in kaart brengen
Nu de voorbereiding is voltooid, kan de organisatie beginnen met de uitvoering. Allereerst moet worden bepaald wat de organisatie écht nodig heeft, de vraag van het bedrijf. Wanneer je niets inkoopt, is dat natuurlijk de meest concrete bijdrage aan de circulaire economie. De vraag moet niet te technisch worden geformuleerd, het is beter om te komen met een functionele vraagspecificatie. Dan krijgen marktpartijen de ruimte om zich te kwalificeren met een creatieve, hoogwaardige en circulaire aanbieding.
4. Multidisciplinaire samenwerking
Samenwerking is het sleutelwoord voor een geslaagd circulair project, zowel tussen opdrachtgever en -nemer als tussen ketenpartners. Toch is samenwerking niet vanzelfsprekend. Vaak moet je als opdrachtgever de samenwerking aangaan en dat geldt ook voor de samenwerking tussen verschillende ketenpartners. Neem daarom hierin het voortouw in de aanbestedingsprocedure.
5. Aanbestedingsprocedure
Bij de keuze van de aanbestedingsprocedure moet rekening worden gehouden met juridische uitgangspunten betreft een aanbestedingsplicht. Als je aanbestedingsplichtig bent, moet je rekening houden met de vier wettelijk bepaalde beginselen voor aanbesteden volgens Pianoo. Deze zijn: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Voor circulair inkopen kunnen samenwerking en innovatie daar nog eens aan worden toegevoegd.
Daarnaast moet de aanbestedingsprocedure weerspiegelen wat u met de aanbesteding wilt bereiken; als u wilt samenwerken, moet u dit weerspiegelen in de procedure die u kiest. De ambities die u heeft als opdrachtgever worden hierin duidelijk.
6. Meten en beoordelen van circulariteit
In deze stap bepaal je eerst het selectie- en gunningskader. Dat is niet eenvoudig. Waar in de selectiefase vragen over de aanbieder gaan, gaan ze in de gunningsfase over de aanbieding. Op basis van dit selectie- of gunningskader kun je de juiste partijen selecteren en gun je de opdracht aan de partij met de meest circulaire aanbieding.
Ook kijken we naar de beoordeling van kwalitatieve vragen en krijgen we inzicht in het meten en beoordelen van circulariteit. Het beste kan gekozen worden voor een werkbaar format waarbij de markt niet onevenredig veel werk hoeft te doen om circulariteit inzichtelijk te maken. Bovendien moet het uiteindelijke inzicht voldoende zeggen over de mate van circulariteit van een product. Een bredere doelgroep moet dit ook kunnen begrijpen.
7. Borging
Als je aan circulair inkopen begint, wil je deze circulaire ambities borgen op lange termijn. Er zit een verschil tussen circulaire verdienmodellen en circulaire businessmodellen. Het verdienmodel is namelijk de manier waarop een organisatie geld verdient, terwijl een businessmodel beschrijft hoe een organisatie waarde creëert, levert en behoudt.
Niet alleen het inkopen van circulaire producten is een belangrijke stap naar een circulaire economie, maar circulair gebruik stimuleren net zo goed. Het circulaire verdienmodel kan gezien worden als een middel om circulair gebruik te borgen. Een dergelijk verdienmodel is bijvoorbeeld het leasemodel.
8. Contractmanagement
De laatste stap is contractmanagement, maar ook dit is een centraal onderdeel van het circulaire proces. Hoewel elke organisatie zijn contractmanagement anders organiseert, zijn er wel een aantal handige tips. Ten eerste: de contractmanager zou bij voorkeur de context van alle afspraken moeten doorgronden en hij moet de juiste competenties hebben. Als inkoper is het belangrijk om ook bij het contractmanagement betrokken te blijven. Wees flexibel en zorg voor een goede interne communicatie. Vergeet daarbij niet dat de samenwerking pas echt vorm krijgt gedurende de looptijd van het contract. Om de samenwerking goed te evalueren, is het verstandig om daar genoeg momenten voor in te plannen. Vraag jezelf dan af: wat gaat er goed en wat er kan nog beter?
Starten met circulair IT inkopen
De Rijksoverheid heeft als doel gesteld om als Nederland in 2050 volledig circulair te zijn. Veel organisaties staan nog voor de uitdaging om een circulair beleid te hanteren op het gebied van IT-hardware. Als u wilt starten met circulair IT inkopen, kunt u dit stappenplan als leidraad gebruiken voor uw organisatie.
Toch gaat het bij het inkopen van IT verder dan alleen de circulaire doelstellingen. De ontwikkelingen gaan namelijk razendsnel en iedere organisatie wil wel de nieuwste technologie kunnen omarmen. Daarom is de uiteindelijke utopie bij het inkopen van IT; continue gebruik kunnen maken van de nieuwste apparatuur en oude apparatuur refurbishen zodat er geen sprake is van overbodige E-waste. Hoe dit samengaat? Download dan de whitepaper:Â ICT-Lease Onder het Vergrootglas.
