Mobiel werken
Doordat de wens om mobiel te werken steeds populairder wordt, is het fijn voor werknemers als ze hun werk overwegend locatie- en tijdonafhankelijk kunnen uitvoeren. Hiervoor moeten ze wel over de juiste apparatuur beschikken. Als werkgever wil je de flinke kostenpost van het voorzien van de juiste devices vermijden.
Bring Your Own Device wordt door de meeste organisaties gezien als goede oplossing. Elke werknemer heeft immers een eigen smartphone en zijn laptops of tablets ook in veel huishoudens aanwezig. Dit lijkt op het eerste gezicht een goede oplossing toch?
Waarom vinden organisaties een BYOD beleid zo interessant?
Het prettige aan het zelf zorgen voor devices is dat de meeste medewerkers bekend zijn met hun eigen device. Buiten het gebruiksgemak zijn er geen grote investeringen nodig in nieuwe devices. Dit betekent dat medewerkers met hun eigen apparatuur kunnen werken (een hoge tevredenheid) en dit de organisatie geen geld lijkt te kosten. Ondanks deze twee grote voordelen blijft het Nederlandse bedrijfsleven kritisch over BYOD.
De 4 risico’s van een BYOD-beleid
1. Hoge verborgen kosten
De grootste problemen van BYOD liggen met name bij de IT-afdeling. De kosten voor het inzetten van digitale apparatuur beperken zich niet alleen tot de aanschafkosten. Voor elk type device dat toegang tot het bedrijfsnetwerk krijgt, moeten speciale voorzieningen getroffen worden. Denk hierbij aan bepaalde applicaties die niet optimaal werken met alle besturingssystemen.
En wat te denken aan de kosten voor onderhoud en support? Ongeacht dat dat een werknemer zelf verantwoordelijk is voor het beheren van zijn eigen devices, wijst de praktijk vaak uit dat zij alsnog aankloppen bij de support afdeling wanneer een device gebreken gaat vertonen. Hierdoor zal de werkdruk voor de IT-werknemers onnodig verder toenemen, terwijl de werkdruk al hoog is.
Daarom is het verstandig om te kijken naar de ‘Total cost of ownerhsip‘ van devices. Het kan worden vergeleken met een ijsberg waarbij de zichtbare 20% van de ijsberg uit hardware kosten bestaat, die in geval van BYOD door de organisatie vaak bespaard blijft. Toch zijn organisaties zich er vaak niet van bewust dat de overige 80% van kosten liggen in de gebruiksfase van een device.
De verborgen kosten nemen drastisch toe als devices verouderen en de diversiteit van het ICT-park toeneemt. Een BYOD-beleid kan dit alleen maar verder in de kaart spelen.
Total Cost of Ownership: ICT kopen of financieren?
ICT kopen of financieren? Devices zo lang mogelijk inzetten of tijdig vernieuwen? Ontdek of u nog kunt besparen op de de Total Cost of Ownership.2. Databeveiliging
Misschien wel het grootste (en meest voor de hand liggende) probleem van een BYOD-beleid: databeveiliging. Het beleid heeft op twee facetten een negatieve impact op de informatiebeveiliging:
- Devices zijn een makkelijker doelwit voor cybercrime;
- Dataverwijdering kan niet worden gegarandeerd.
Het kost de IT-afdeling enorm veel tijd om apparatuur te controleren of deze wel voorzien zijn van de juiste beveiligingssoftware en de laatste beveiligingsupdates iedere keer worden doorgevoerd. Juist om die reden is de kans dat een veiligheidsupdate wordt vergeten enorm. Daarnaast is nog maar de vraag of de aanwezige data – als apparatuur niet zakelijk meer wordt ingezet – op de juiste wijze wordt verwijderd. Zeker in de huidige tijd waar datalekken steeds vaker voorkomen, is het belangrijk dat het proces van dataverwijdering een onderdeel is van het ICT-beleid.
3. Privacy
Een balans vinden tussen eerdergenoemde veiligheid en privacy is een grote uitdaging bij BYOD. Een oplossing hiervoor is dat organisaties met behulp van MDM (Mobile Device Management)-systemen de activiteiten van gebruikers kunnen volgen en opslaan. Echter, beschouwen maar liefst 4 op de 5 werknemers dit als een ernstige inbreuk op hun privacy. Dit is niet niet alleen een morele domper, maar ook een legitieme juridische uitdaging voor iedere organisatie. Waar een BYOD-beleid veelal bedoeld is om medewerkers zo gemotiveerd mogelijk te kunnen laten werken, vormt de weerstand van medewerkers tegen MDM-systemen een groot risico voor een succesvol BYOD-beleid.
4. Aansprakelijkheid
Tot slot is aansprakelijkheid ook nog een belangrijk kritiekpunt als de werknemers zelf de apparatuur faciliteren. In het geval van diefstal of een virus ligt de aansprakelijkheid vaak bij de werkgever, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de medewerker.
Is er een betaalbaar alternatief voor BYOD?
Even terug naar de redenen waarom organisaties een BYOD beleid faciliteren:
- Mobiel werken mogelijk maken;
- Medewerkers tevreden houden door ze zelf hun eigen gewenste device te laten gebruiken;
- Het vergt geen hoge investeringskosten.
Ongeacht de voordelen van BYOD, zijn steeds meer organisaties op zoek naar een alternatief voor BYOD waarbij bovenstaande voordelen nog steeds tot uiting komen. Daarom stappen organisaties hoe langer hoe vaker over op Choose Your Own Device.
Ook met een CYOD-beleid wordt mobiel werken gefaciliteerd en zijn medewerkers erg tevreden met de devices die ze mogen gebruiken, alleen vergt dit voor de organisatie vaak hogere investeringskosten dan bij een BYOD-beleid. Om die reden hebben wij onderstaand whitepaper geschreven waarbij pieken in investeringen worden getackled, de Total Cost of Ownership verlaagd kan worden en u het gewenste CYOD-beleid kunt voeren.
