Wat is de Total Cost of Ownership?
Het te vroeg vervangen van devices als PC’s, laptops, tablets en smartphones brengt onnodige kosten met zich mee, maar ze te lang gebruiken zorgt ervoor dat werknemers lastiger hun taken kunnen uitvoeren. En naarmate de jaren verstrijken zullen de kosten voor onderhoud en support stijgen.
Om deze vraag te beantwoorden, kan de Total Cost of Ownership (TCO) worden berekend. Daarmee worden de totale kosten van een device in kaart gebracht en kan het optimale vernieuwingsmoment bepaald worden met als doel de totale kosten die gelieerd zijn aan het device zo laag mogelijk te houden.
Feitelijk bedoelen we met het begrip Total Cost of Ownership (TCO) in dit kader alle kosten die gelieerd zijn aan de aanschaf en het gebruik van IT-apparatuur gedurende de hele levens- of gebruikscyclus.
Waarom is het belangrijk om de TCO te berekenen?
Bij de TCO wordt er verder gekeken dan alleen naar de aanschafprijs van de hardware. Alle kosten die gelieerd zijn aan het gebruik van apparatuur worden meegenomen in de berekening. Dat zijn dus de kosten vanaf het moment dat het device wordt aangeschaft tot het moment dat er afstand van wordt gedaan.
In een situatie waarin de gebruiksperiode van apparatuur maximaal wordt opgerekt, bestaat gemiddeld genomen de TCO voor 20% uit aanschafkosten terwijl de resterende 80% van de kosten aan gebruikskosten kunnen worden toegeschreven.
Waaruit bestaat de Total Cost of Ownership van IT?
Op basis van een onderzoek van Gartner onderverdelen wij de kosten in drie categorieën: aanschafkosten, operationele kosten en inefficiëntiekosten. Deze zullen hieronder verder worden toegelicht.
Aanschafkosten
Onder aanschafkosten vallen de kosten van het device, het besturingssysteem, de monitor en de netwerkadapter. Dit zijn alle kosten die aan het begin van de levenscyclus van de apparatuur worden voldaan.
Ook wordt er vaak in dit stadium vaak rekening gehouden met de aanschaf van reserveonderdelen of apparatuur. Gebruikelijk is dat een organisatie ongeveer 3% extra hardware aanschaft indien aangekochte apparatuur om welke reden dan ook (tijdelijk) niet kan worden gebruikt.
Gebruikskosten
Gebruikskosten omvatten alle additionele kosten die na de aanschaf van de hardware gedurende de gehele gebruiksperiode worden gemaakt.
Denk aan kosten voor software, faciliteiten, installatie, onderhoud, support, training, dataverwijdering, afvoer en tot slot inefficiëntiekosten. Deze zullen hieronder worden toegelicht.
Operationele kosten
Software, licenties en upgrade kosten
Naast het besturingssysteem moet er uiteraard ook software aangeschaft. Afhankelijk van de organisatie en de functie van een werknemer, zijn er verschillende softwarepakketten die gebruikers nodig hebben om hun taken uit te kunnen voeren.
Hierbij wordt er vaak onderscheid gemaakt tussen gebruikers die veel programma’s gebruiken (more-aggressive users) en werknemers die minder consumeren (data entry or structured task workers). Daarnaast is het gebruikelijk dat ieder jaar software moet worden onderhouden. De gemiddelde upgradekosten zijn ongeveer 20% van de totale softwarekosten per jaar.
Faciliteiten
Voor apparatuur dat in een datacenter staat moeten kosten worden berekend voor vloeroppervlak en koeling. Daarnaast moeten de energiekosten van de desbetreffende apparatuur ook nog mee gecalculeerd worden.
Support en onderhoud
Voor support en onderhoud onderscheidt Gartner verschillende soorten kosten. Zo kunnen er ten eerste kosten worden toegeschreven aan de benodigdheden van de servicedesk, maar ook aan de tijd die door servicedesk medewerkers wordt besteedt aan het oplossen van escalaties. Tot slot mag ook het reguliere onderhoud aan apparatuur niet worden vergeten.
Beveiligingskosten
Ook moet rekening gehouden worden met de kosten voor de beveiliging. Enerzijds kan hierbij worden gedacht aan het inschakelen van beveiligingsspecialisten en anderzijds aan bijvoorbeeld de kosten voor een firewall.
Training
Onder trainingskosten vallen enerzijds kosten die worden besteed aan het opleiden van IT-specialisten, anderzijds gaat het ook om trainingskosten voor de applicaties en systemen die eindgebruikers moeten gebruiken.
End-of-Life kosten
Waar bij sommige organisaties verouderde apparatuur in de kast of in het ergste geval in de afvalcontainer verdwijnt, zijn er ook organisaties die de End-of-Life fase van apparatuur goed hebben geregeld. Dit betekent dat er kosten gerekend worden voor het transport, het verwijderen van data en kosten die gemoeid zijn met hergebruik of recycling.
Inefficiëntiekosten
De reden dat er wordt afgesloten met inefficiëntiekosten, is omdat deze bij optimaal gebruik van apparatuur bespaard kunnen worden. De inefficiëntiekosten kunnen oplopen tot wel 30% van de totale gebruikskosten indien ervoor wordt gekozen om een device de gehele technische levensduur in te zetten, ook wel ‘sweating the asset’ genoemd.
Productiviteitsverlies en opportuniteitskosten
De kosten worden enerzijds veroorzaakt door productiviteitsverlies vanwege informele training, downtime en ‘verprutstijd’ en anderzijds door opportuniteitskosten zoals dure aanvullende onderhoudscontracten voor oudere apparatuur. Onder verprutstijd verstaan we in dit kader de tijd die zelf wordt besteed aan het oplossen van technische problemen.
Hoeveel kan ik nog besparen op de Total Cost of Ownership?
Om te achterhalen of u nog kunt besparen op de Total Cost of Ownership heeft Mastercom een whitepaper ontwikkeld waarbij er vier scenario’s tegenover elkaar worden gezet door antwoord te geven op onderstaande vragen:
- Is het verstandig om ICT te kopen of te financieren?
- Moet ik de gebruiksduur van devices maximaal oprekken of tijdig vernieuwen?
