Het ontstaan van CYOD
De tijd dat de werkplek uit een vast bureau met een pc bestond, is nu definitief voorbij. Het aantal mobiele werknemers is in de laatste jaren flink toegenomen. Op ieder moment van de dag en op iedere plek wil men kunnen werken. Dat brengt niet alleen voordelen voor de werknemer met zich mee, maar ook voor de werkgever.
Wanneer de werkgever ‘mobiel werken’ ondersteund zal deze een toename zien in de motivatie en productiviteit bij werknemers wat zich veelal vertaalt in een beter bedrijfsresultaat. Uit onderzoek van Randstad blijkt dat 89% van de werkgevers ervan overtuigd is dat mobiel werken hun onderneming groei heeft gebracht. 83% van de werkgevers is zelfs van mening dat dit heeft geleid tot een beter bedrijfsresultaat.
Toch brengt mobiel werken een aantal strategische vragen met zich mee, waaronder het faciliteren van de juiste devices die deze manier van werken ondersteund. Zo kan de volgende vraag gesteld worden: “Hoe faciliteren wij als organisatie de werknemers van de benodigde devices?” Doorgaans gaat dit om laptops, smartphones en tablets. Hierbij kan onder andere gekozen worden voor CYOD. Maar wat is dat precies en wat zijn de voor- en nadelen? Wat is belangrijk om mee te nemen in de overwegingen? Wij hebben het voor u uitgezocht.
Wat is CYOD?
CYOD staat voor Choose Your Own Device. Het is één van de strategieën die gevoerd kan worden om werknemers van devices te faciliteren. Bij een CYOD-beleid mogen werknemers alleen devices kiezen die vooraf door de werkgever zijn geselecteerd.
Deze devices kunnen door de werkgever van tevoren worden ingesteld aan de hand van de richtlijnen binnen de organisatie. Denk hierbij aan alle benodigde applicaties en alle instellingen die gedaan moeten worden om gevoelige data te beschermen tegen mogelijke cyberaanvallen. Bij deze benadering zal niet alleen de IT-afdeling tevreden zijn, omdat het managen van de devices op deze manier zeer eenvoudig wordt; ook de werknemer zal er tevreden mee zijn, omdat er nog steeds een zekere keuzevrijheid bestaat in de devices die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
De meerwaarde van CYOD
Waarom zou een organisatie voor CYOD kiezen? Waarom niet voor BYOD (Bring Your Own Device) of COPE (Corporate Owned, Personally Enabled)? De grootste meerwaarde van CYOD wordt hier verder toegelicht.
Er zijn verschillende voordelen toe te schrijven aan een CYOD-beleid. Ten eerste kan een CYOD-beleid de aanschafkosten van de hardware verlagen in vergelijking met COPE, omdat medewerkers alleen uit een vooraf geselecteerde lijst van devices kunnen kiezen. Ten tweede genieten de medewerkers nog steeds van keuzevrijheid voor het device dat ze willen gebruiken. Een groot voordeel voor de organisatie is dat de inkoopnormen strenger zijn dan bij BYOD en COPE, waarmee de informatieveiligheid beter te waarborgen is.
Verder zijn de ondersteuningsstandaarden gestroomlijnd dankzij een meer gestandaardiseerde lijst van opties. Device management wordt hierdoor eenvoudiger voor de IT-afdeling. Bij een BYOD- en COPE-beleid is er een grote diversiteit aan apparatuur en daarmee ook aan besturingssystemen waardoor de kans om geconfronteerd te worden met cybercrime juist wordt vergroot. Tot slot hoeven de werknemers slechts één smartphone, één tablet of één laptop bij zich te dragen wat doorgaans als zeer prettig wordt ervaren.
De nadelen van CYOD
Hierboven hebben we al een groot aantal voordelen van CYOD gegeven, maar bij elke benadering schuilen uiteraard ook nadelen. Hoewel bij CYOD de hardware kosten verlaagd kunnen worden, elimineert CYOD niet de volledige aanschafkosten voor hardware wat bij een BYOD-beleid wel het geval is. Daarnaast kan het voorkomen dat sommige medewerkers niet helemaal tevreden zijn met de vooraf geselecteerde lijst aan devices waaruit ze kunnen kiezen.
Verder is er nog sprake van een complexer inkoopproces dan wanneer er wordt gekozen voor BYOD of COPE, om dat de organisatie verantwoordelijk is voor het inkopen ervan. Daarmee is ook het uitrollen van de devices lastiger dan bij BYOD en COPE omdat dit ook door de werkgever wordt gedaan.
Overwegingen voor een CYOD-beleid
CYOD brengt zijn eigen voor- en nadelen met zich mee. Als u een CYOD-beleid overweegt, is het belangrijk om te weten hoe u de risico’s tackelt. Hierbij is het verstandig om als organisatie vooraf het volgende te overwegen:
1. Welke afspraken worden er gemaakt met de werknemers?
Ten eerste is het van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken met de medewerkers. Wat gebeurt er met het device bij diefstal, schade, verlies, ontslag of uit dienst treden? Door deze afspraken te maken, zal er eenmaal ingevoerd veel tijd en energie bespaard worden als één van bovenstaande gevallen zich voordoet.
2. Hoeveel keuzevrijheid geef ik werknemers?
Ten tweede dient u als organisatie goed nadenken over hoeveel keuzevrijheid u geeft aan uw medewerkers. Het is een balans: kiest u voor volledige vrijheid? Dan is er 100% tevredenheid, maar stijgen de kosten en wordt het lastiger om alle devices goed te beveiligen. Beperkt u de vrijheid tot een kleine selectie van devices? Dan zijn werknemers nog steeds tevreden, maar door de standaardisatie dalen de kosten en is het beveiligen van de devices een stuk eenvoudiger voor de IT-afdeling.
3. Welke devices stel ik ter beschikking?
Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden op de devices, zodat de keuze aan devices kan worden afgestemd op de benodigde besturingssystemen en applicaties. Als u van tevoren goed nadenkt over de inrichting van de back-end, zult u gegarandeerd succes hebben met de implementatie van een Choose Your Own Device beleid.
4. Welke strategie ga ik hanteren voor het vernieuwen van verouderde devices?
Op den duur verwachten medewerkers dat hun device wordt vervangen voor een nieuwe. Als werkgever heb je niet alleen de plicht om deze devices up-to-date te houden om medewerkers tevreden te houden, ook is het belangrijk om de productiviteit en informatieveiligheid te waarborgen. Naast standaardisatie speelt het up-to-date houden van devices speelt hierin een cruciale rol. Daarom is het van essentieel belang om vooraf een IT-vernieuwingsstrategie uit de denken. In het kader van deze vernieuwingsstrategie heeft Mastercom de whitepaper ‘Overwegingen voor een IT-vernieuwingsstrategie’ ontwikkeld om u hierbij te ondersteunen. Deze kunt u hieronder downloaden.
