IT lifecycle classificatie: middelmatige optimalisatie

De eerste stappen in IT-lifecycle management zijn gezet. Prachtig, maar mogelijk er zijn nog een aantal additionele voordelen te behalen.

Organisaties die zich in deze fase van IT-lifecycle optimalisatie bevinden, vernieuwen devices op het juiste moment maar worden nog in belangrijke mate gedreven door het in eigendom hebben van de apparatuur of vice versa. Hierdoor kan er mogelijk nog aanzienlijk op de Total Cost of Ownership van IT bespaard worden.

In deze fase van IT-lifecycle optimalisatie wordt data aan het einde van de levenscyclus doorgaans wel verwijderd maar geschiedt dit vaak door het onnodig geheel vernietigen van de geheugendragers. Dit terwijl data ook adequaat op een veilige manier verwijderd kan worden zodanig dat de apparatuur inclusief de geheugendragers een tweede leven kunnen krijgen.

Tot slot worden mutaties van de devices doorgaans wel geregistreerd maar gebeurt dit in een separaat systeem waarbij een koppeling met financiële informatie ontbreekt.

Mogelijke uitdagingen bij deze situatie:

Incidentele vervroegde afboekingskosten

Bij bezit staat de voorgeschreven afschrijvingstermijn voor IT-apparatuur van 5 jaar veelal niet in verhouding tot de snelheid waarmee hardware en software verouderen. Wanneer in zo’n geval apparatuur eerder dan de voorgenoemde 5 jaar blijkt te moeten worden vervangen brengt dit op zo’n moment een piek in de kosten vanwege een vervroegde afboeking van de resterende boekwaarde met zich mee.

Vanuit financieel oogpunt gebruik boven bezit stellen

Indien de gebruiksduur van devices op de vermeende economische levensduur is afgestemd zonder dat er een financieringsoplossing aan ten grondslag ligt waarbij er voor gebruik betaald wordt, is het waarschijnlijk dat er nog een additionele kostenreductie gerealiseerd kan worden.

Kosten besparen door proactief te vernieuwen

Ook indien men financiert of voor gebruik betaalt, kunnen er zich problemen voordoen wanneer devices niet tijdig worden vervangen. Zo komt het voor dat apparatuur in de praktijk – al dan niet op een afdeling waar minder hoge eisen wordt gesteld – langer wordt ingezet en de gebruiksduur maximaal wordt opgerekt, in de veronderstelling dat dit een kostenbesparend effect heeft. Dit staat nog los van het veiligheidsaspect bij verouderde apparatuur.

Asset- en financieel management in één hand

Tot slot worden assets vaak wel geregistreerd, maar worden deze zonder financiële informatie in een separaat systeem beheerd. Het beschikken over een platform dat technische, operationele en financiële gegevens van de assets in één systeem combineert resulteert doorgaans in een efficiënter beheer.

In dit stadium: de combinatie van een goed doordachte vernieuwings- en financieringsstrategie voor uw ICT-devices

In deze fase is het wellicht interessant om te meer te weten over de combinatie van enerzijds de toegevoegde waarde die een proactieve vernieuwingsstrategie u kan bieden en anderzijds een financieringsstrategie waarbij er wordt betaald voor gebruik. In het whitepaper ‘Overwegingen voor een IT-vernieuwingsstrategie‘ leest u hier meer over.