IT lifecycle classificatie: marginale optimalisatie

U staat aan het begin van IT-lifecycle optimalisatie. Geweldig, dat betekent dat er nog veel winst voor uw organisatie te behalen valt.

Bij een marginale optimalisatie van de IT lifecycle worden ICT-devices doorgaans uit eigen middelen gefinancierd in de veronderstelling dat dit een kostenbesparend effect heeft. En worden de kosten veelal over een periode van 5 jaar of langer gespreid.

Tevens is er voor het registreren van ICT-devices geen centrale asset management tool beschikbaar, maar wordt alles – voor zover dit überhaupt gebeurt – vanuit een Excel-spreadsheet beheerd. Dit kost veel tijd en vergroot de kans op (menselijke) fouten.

Naarmate de apparatuur ouder wordt, zullen ook de IT-support medewerkers extra werkdruk ondervinden. In plaats van dat zij proactieve ondersteuning bieden gaat hun tijd onnodig op aan het oplossen van diverse escalaties.

Tot slot is er bij deze classificatie vaak geen beleid op het gebied van dataverwijdering. Als devices zakelijk niet langer ingezet worden, is de veronderstelling dat bij het ‘deleten’ van de bestanden deze voorgoed zijn verwijderd. Devices worden vaak geschonken aan medewerkers, een goed doel of verdwijnen in de prullenbak met alle mogelijke risico’s van datalekken van dien.

Mogelijke uitdagingen bij deze situatie:

De focus van louter inkoopproces naar de gehele lifecycle van devices verleggen

Typerend voor deze fase is dat er met name wordt gestuurd op het inkoopproces van nieuwe devices. Dit terwijl de Total Cost of Ownership van ICT-devices voor slechts 20% uit aanschafkosten bestaat en 80% kan worden toegeschreven aan additionele gebruikskosten. Hierom is het de overweging waard om bij het vaststellen van product-lifecycle strategie de Total Cost of Ownership in ogenschouw te nemen en daar waar nodig apparatuur korter in zetten.

Medewerkers gemotiveerd houden en zodoende de productiviteit waarborgen

Het oprekken van de gebruiksduur van IT-apparatuur totdat deze het begeeft, blijkt een enorme impact op de productiviteit en motivatie van medewerkers te hebben. Veelal uit dit zich in een lagere betrokkenheid wat onder aan de streep het resultaat van de onderneming zeker niet ten goede komt.

Het verbeteren van de dataveiligheid

Teneinde de dataveiligheid te waarborgen is het in deze fase belangrijk om hardware (alsmede besturingssystemen) up-to-date te houden en te standaardiseren. Daarnaast kunt u met IT asset management systeem monitoren wie, wat, waar en wanneer een device in gebruik is. Tot slot is het belangrijk om een goed doordacht beleid te hebben voor het verwijderen of vernietigen van data aan het einde van de levenscyclus van de apparatuur.

In dit stadium: kennis maken met de mogelijkheden van lease en IT lifecycle management

Wellicht is het voor u interessant om iets meer te lezen over IT-lifecycle management en leasing in onze whitepaper “ICT-Lease onder het vergrootglas”. Hierin wordt uiteengezet in welke mate lease u in het kader van IT-lifecycle management onder andere kan helpen bij het reduceren van kosten, het ondervangen van data-security risico’s en het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen.